Careers @ Odyssea Hospitality Management Company

SECRETARY TO DIRECTOR OF SALES 

ABOUT ODYSSEA

Leading the way with a forward-thinking approach and international expertise A driving force of Vietnam’s hotel industry Inspiring a new generation of hospitality professionals in Vietnam

OVERVIEW OF DUTY

Hỗ trợ các công việc hành chánh cho các nhân viên sales và GĐ sales

Phối hợp với các phòng ban, các bộ phận kinh doanh để bảo đảm rằng mọi hoạt động của P.Sales được trôi chảy.

Hỗ trợ GĐ Sales trong công tác Quản lý Sales

MAIN RESPONSIBILITIES

Các công việc liên quan đến Sales :

  • Kiểm soát các chi phí tiếp khách của các nhóm sales, bảo đảm rằng phù hợp với kinh phí của phòng
  • Báo cáo doanh thu và inhand trong tháng của từng Khách sạn cho DOS, ghi sales minutes để gởi các cơ sở trong họp briefing hàng ngày
  • Nhận các cuộc điện thoại/ mail có nhu cầu đặt phòng và chuyển thông tin/ hoặc các yêu cầu đến nhân viên sales
  • Hỗ trợ DOS có những thông tin chi tiết về các báo cáo doanh thu hàng tháng. Chi tiết về những Top account – số RN/Cancellation/ các booking bị mất/ tổng số phòng FOC/ thông tin đối thủ.
  • Báo cáo giao ban hàng tháng.
  • Update các biểu mẫu báo cáo Kinh doanh: Sales Quarter report/ Phân tích thị phần/ so sánh đối thủ.
  • Dự ước RN/ Doanh thu từng tháng.
  • Giao Target cho Thị phần/ Sales
  • Đánh giá KPI cho nhân viên sales dự trên kết quả hoàn thành công việc hàng tháng
  • Thống kê Doanh thu phòng
  • Tổng hợp thống kê các Báo cáo nhân viên phòng Sales: Daily Sales Report, Daily RN Pickup, Sales plan.
  • Tập họp các khó khăn của sales (nếu có) để đưa ra trong briefing buổi sáng
  • Nhắc nhở sales trong việc làm báo cáo hoặc thực hiện các công việc do DOS giao.
  • Đưa khách đi inspection trong trường hợp không có sales ở văn phòng
  • Update và phổ biến các thông tin liên quan đến sản phẩm của hệ thống KS LC
  • Các công việc khác theo sự phân công của DOS.

Các công việc hành chánh :

  • Trình ký
  • Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp nội bộ Sales, Sales với Công ty, sales với Cơ sở
  • Soạn thảo văn bản gởi các BP./ phòng ban liên quan theo chỉ đạo của GĐ Sales
  • Nhắc nhở DOS/D.DOS vễ những cuộc họp/ cuộc hẹn  trong tuần theo lịch công tác
  • Các đề nghị về Văn Phòng Phẩm, Namecard, EMS các hợp đồng…
  • Đề nghị các trang thiết bị cần thiết : tủ, mực in, máy móc… phục vụ cho công việc kinh doanh
  • Đề nghị thanh toán
  • Lập file theo dõi hợp đồng, hồ sơ, các tờ trình, thông báo nội bộ, thông báo từ khách hàng…
  • Quản lý thẻ Taxi và đối chiếu hóa đơn hàng tháng.
  • Quản lý phiếu massage và lưu lại thông tin tên các công ty được tặng phiếu massage
  • Theo dõi việc sử dụng brochue, ấn phẩm sales, VPP để làm đề nghị kip thời
  • Theo dõi và có báo cáo về việc sử dụng các coupon FOC của mỗi chi nhánh.
  • Chuyển và lấy tất cả các văn bản, giấy tờ liên quan đến Kinh doanh tại mỗi chi nhánh.
  • Chấm công và theo dõi phép của phòng sales
  • Bảo quản tất cả các vật dụng của phòng Sales

Công việc chung :

  • Kết nối thông tin giữa phòng Sales và các phòng ban liên quan/ các chi nhánh để bảo đảm rằng các mục tiêu chung của phòng sales phải thực hiện đúng
  • Nhắc nhở các nhân viên sales về trang phục, đồng phục theo đúng nội quy của Công ty
  • Thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt trong công việc giữa nội bộ phòng sales và các bộ phận khác.
  • Bảo đảm các công việc được giao bởi DOS phải đúng thời hạn.
  • Hợp tác một cách nhiệt tình nhất trong việc giám sát các công việc để bảo đảm cộng việc hiệu quả nhất.

GENRERAL REQUIREMENT

  • Thể hiện tính chuyên nghiệp, kỷ luật, gương mẫu trong công việc
  • Tính chuyên nghiệp khi đại diện P.Sales gặp khách hàng
  • Khả năng giao tiếp Anh/Việt tốt.
  • Sẵn sàng làm ngoài giờ nếu có yêu cầu từ DOS

HOW TO APPLY FOR A JOB ?

Please email an updated CV to: hr.odyssea@odysseahotels.com

2015 © ODYSSEA HOSPITALITY. ALL RIGHTS RESERVED.